Asiakastietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kehitysvammahuollon tulosalue täydentää ja tukee kuntien palveluja tuottamalla erityisosaamista vaativat kehitysvammahuollon palvelut eri-ikäisille henkilöille. Asiakkaiden palveluiden järjestämiseen liittyvät tiedot tallennetaan asiakasrekisteriin, jonka rekisterinpitäjä on PPSHP.
Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on kehitysvammaisten erityishuollosta annetun lain perusteella myönnettävien palveluiden suunnittelu, toteutus, seuranta ja valvonta. Lisäksi hoitosi kannalta välttämättömät potilastiedot, jotka ovat tarpeen tutkimuksesi ja hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteuttamiseen ja seurantaan, muodostavat asiakasrekisterin osarekisterin. Asiakasrekisterin osarekisterissä olevia potilastietojasi käsitellään PPSHP:n potilasrekisterin käsittelyperiaatteiden mukaisesti.
Asiakasrekisteriä käytetään lisäksi rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointiin, suunnitteluun ja kehittämiseen, asiakkaan laskutukseen ja laskujen perintään, ammattihenkilöiden valvontaan, korvausvaatimusten selvittämiseen, tieteelliseen tutkimukseen ja opetukseen sekä muiden oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämiin tehtäviin.
Henkilötietojesi käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen ylläpitää asiakasrekisteriä sekä oikeuteen käsitellä henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Asiakasrekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin tallennetaan palvelun järjestämiseksi tarvittavat tiedot sinusta:
- nimesi, henkilötunnuksesi, yhteystietosi, antamasi suostumukset;
- huoltajasi tai edunvalvojasi;
- palvelun laskutukseen liittyvät tiedot.
Lisäksi rekisteriin tallennetaan sinulle tarjottavien palveluiden suunnittelussa, toteutuksessa, seurannassa ja valvonnassa muodostuvat tiedot sekä hoitosi kannalta välttämättömät tiedot, jotka ovat tarpeen tutkimuksesi ja hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteuttamiseen ja seurantaan.
Asiakasrekisterin tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tietosi saadaan:
Asiakasrekisterin tietojen käyttö ja suojaaminen
Henkilötietojesi käsittely perustuu sinun ja henkilökunnan väliseen asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Asiakastietojasi saa käsitellä vain siinä laajuudessa, kuin työntekijän työtehtävät ja vastuut sitä edellyttävät. Muut kuin asiakassuhteen tai muun asiallisen perusteen vuoksi tietoja käsittelevät henkilöt ovat sivullisia tietoihisi nähden eikä heillä ole oikeutta ilman suostumustasi tai laillisen edustajasi suostumusta saada tietoja käyttöönsä.
Asiakastietojasi käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös henkilön palvelussuhteen päätyttyä. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus koskee kaikkia PPSHP:ssä ja PPSHP:n lukuun toimivia ja se kattaa kaiken asiakasta koskevan tiedon, riippumatta sen muodosta ja tallennustavasta.
Kaikkea asiakastietojen käyttöä valvotaan. Yksiköiden esimiehet määrittävät työntekijöidensä oikeudet asiakasrekisteriin. Sähköisten rekistereiden käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Sähköisesti ylläpidettäviin asiakastietoihin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä ja ne on suojattu ulkopuoliselta käytöltä, paperiset asiakasasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.
Asiakastietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät ja luovuttaminen
Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietojasi voidaan luovuttaa ainoastaan sinun tai laillisen edustajasi suostumuksella tai jos laissa muuten luovutuksesta säädetään.
Tietojasi voidaan luovuttaa muun muassa seuraaville vastaanottajille:
- sinulle itsellesi tai lailliselle edustajallesi;
- vakuutusyhtiöille ja vakuutuslaitoksille;
- valvontaviranomaisille;
- esimerkiksi aluehallintovirasto, tietosuojavaltuutetun toimisto, Valvira
- kuntien sosiaaliviranomaisille;
- oikeusviranomaisille;
- poliisille;
- valtakunnallisiin sosiaali- ja terveydenhuollon henkilörekistereihin.
Tietojasi voidaan luovuttaa tieteellistä tutkimusta varten voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Lisäksi
- suostumuksellasi tai elintärkeän etusi suojaamiseksi tietojasi voidaan luovuttaa tai siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja
- PPSHP:n ja henkilötietojen käsittelijän (esim. ostopalvelutilanteet) välisen sopimuksen perusteella tietojasi voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijälle.
Asiakasrekisterin säilyttäminen
Asiakastietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön perusteella.
Kaikki valtakunnalliseen asiakastietovarantoon siirretyt tai taannehtivasti sinne siirrettävät tiedot tositteita lukuun ottamatta säilytetään pysyvästi. Tiedoista, joita ei siirretä valtakunnalliseen asiakastietovarantoon, säilytetään 8. 18. ja 28. päivänä syntyneiden asiakasasiakirjat pysyvästi. Muuten asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta.
Oikeutesi asiakkaana
Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin
Mikäli sinä haluat tai laillinen edustajasi haluaa tarkastaa sinua koskevat PPSHP:n asiakasrekisterissä olevat tiedot, täytä lomake tai laadi pyyntö vapaamuotoisesti (tarvittavat tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja tarkastettavat tiedot/ajanjakso). Lähetä allekirjoitettu pyyntö osoitteeseen Verso / OYS Kehitysvammahuolto / PL 35, 90029 OYS.
Tietyissä tilanteissa oikeutesi saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin voidaan evätä. Jos tietojesi saanti evätään, sinulle annetaan asiasta epäämistodistus. Todistuksessa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty sekä muutoksenhakuohjeet.
Oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista
Sinulla tai laillisella edustajallasi on oikeus vaatia asiakasrekisterissä olevan tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivästystä.
Voit tehdä vaatimuksen joko lomakkeella tai vapaamuotoisesti. Vapaamuotoisessa pyynnössä yksilöi, vaaditko tietojen poistamista, oikaisemista vai täydentämistä ja kuvaa muutettava, poistettava tai täydennettävä tieto sanatarkasti. Esitä aina perustelut vaatimillesi muutoksille. Lähetä henkilö- ja yhteystietosi sisältävä, allekirjoitettu vaatimus osoitteella PPSHP/Arkisto, PL 50, 90029 OYS. Ellei vaatimustasi hyväksytä, sinulle annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa esitetään syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei hyväksytty ja muutoksenhakuohjeet.
Asiakasrekisterissämme olevien sinua koskevien tietojen täydelliseen poistoon ei voida suostua, koska asiakas- ja potilastietojen säilytysaika ja –velvollisuus on lailla säädetty. Yksilöity korjaamis- tai poistovaatimus toteutetaan, mikäli todetaan, että kyseessä on selkeästi virheellinen tai rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeeton tieto. Jos PPSHP rekisterinpitäjänä havaitsee virheellisen tiedon, se korjataan virheen todentamisen jälkeen normaalin ylläpitomenettelyn yhteydessä oma-aloitteisesti.
Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta
Sinulla on oikeus saada tieto sinua koskeviin tietoihin ulottuvasta tietoturvaloukkauksesta, silloin kun loukkaus todennäköisesti aiheuttaa riskin sinun oikeuksille ja vapauksille.
Oikeus saada tietoa sinua koskevien asiakastietojen käsittelystä
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä tallennetaan lokitietoja kaikesta asiakasrekisterin tietojen käsittelystä. Sinulla on oikeus saada tieto siitä, kuka on käsitellyt sinua koskevia tietoja tai mihin niitä on luovutettu sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Voit tehdä pyynnön vapaamuotoisesti tai lomakkeella. Vapaamuotoisessa pyynnössä tarvittavat tiedot ovat nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja ajanjakso, jolta lokitietoja pyydetään.
Kahta vuotta vanhempia lokitietoja ei ole oikeutta saada, jollei siihen ole erityistä perustetta.
Jos epäilet sinua koskevien tietojen väärinkäyttöä, voit pyytää asiasta selvityksen joko vapaamuotoisesti tai lomakkeella. Selvityspyyntöön annetaan kirjallinen vastaus.
Väärinkäytösepäilyn selvittämistä varten pyynnössä on käytävä ilmi:
- henkilö- ja yhteystietosi
- epäillyn väärinkäytön ajankohta
- miten epäily syntyi (tietojen ilmaiseminen tai hyväksikäyttö)
- epäilty käyttäjä tai tekijä
- minkälaisista tiedoista on kyse tai mihin tietojärjestelmään epäilyt viittaavat
- muut mahdolliset lisätiedot
Allekirjoitetut pyynnöt lähetetään osoitteella PPSHP/Arkisto, lokiasiat, PL 50, 90029 OYS.
Oikeus lokitietoihin on pääsääntöisesti henkilökohtainen. Alle 12-vuotiaan lapsen huoltaja(t) tai laillinen edustaja tai täysi-ikäisen potilaan laillinen edustaja voivat tehdä lokitieto- tai lokiselvityspyynnön. Puolesta asioijan on todistettava oikeutensa tiedonsaantiin kirjallisesti.
Oikeus lokitietoihin voidaan evätä, jos tiedossa on, että tietojen antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa henkilön terveydelle, hoidolle tai jonkun muun oikeuksille.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos katsot, että sinua koskevien tietojen käsittelyssä on rikottu EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki.
Puh. 029 56 66700.
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.
Muut oikeudet
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia. Lisäksi erityislainsäädännöstä johtuen seuraavia tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä oikeuksia ei välttämättä voida toteuttaa tai vaativat tapauskohtaista harkintaa:
- oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustamisoikeus
- oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, profilointi mukaan luettuna.